Wykorzystanie baz danych w firmie, a wpływ na jej funkcjonowanie.

Wykorzystanie baz danych w firmie, a wpływ na jej funkcjonowanie.We współczesnym świecie informacja to jeden z najważniejszych zasobów. Bez niej niemożliwe jest funkcjonowanie firmy niezależnie od tego czy mowa o małym lokalnym przedsiębiorstwie, czy ogromnej korporacji na skalę międzynarodową. Za pomocą informacji można zdziałać naprawdę wiele. Żeby jednak to zrobić, trzeba najpierw wiedzieć jak się z nią obchodzić, w jakich warunkach najlepiej będzie funkcjonować i
co zrobić, żeby działała na naszą korzyść. Jednym z głównych sposobów na zarządzanie informacją są bazy danych – ich wykorzystanie w działaniach pracowników może bardzo dużo zmienić.

Do czego służą bazy danych?

We współczesnym świecie, kiedy panuje powszechny dostęp i przepływ informacji, jej rola diametralnie zyskuje na znaczeniu. Coraz częściej słyszy się, że prawdziwa wartość organizacji tkwi nie w produkcie czy obracanym kapitale, a w aktywach niematerialnych: wiedzy i dysponowanych informacjach.

    Nie jest przekłamaniem stwierdzenie, że właśnie informacja jest jednym z głównych zasobów strategicznych
    organizacji, ponieważ:

  • poszerza perspektywę otaczającej rzeczywistości,
  • wspiera i jest początkiem wielu procesów zmian,
  • daje możliwość komunikacji między pracownikami i kierownictwem,
  • rozwija wiedzę indywidualną pracowników,
  • pomaga w podejmowaniu decyzji (dzięki możliwości precyzyjniejszej oceny sytuacji),
  • pozwala na uzyskanie przewagi nad konkurentami na rynku.

Jednak informacja, żeby spełniała swoje zadanie, nie może być swobodnym bytem, do którego każdy musi samodzielnie dotrzeć i opracować go z pomocą własnych zasobów. W takim przypadku nie będzie spełniała swojej funkcji i nie wspomoże w funkcjonowaniu instytucji. Żeby wiedza mogła działać na korzyść organizacji, musi zostać usystematyzowana.

Właśnie w tym celu bardzo ważne jest wykorzystanie baz danych w firmie. Zastosowanie ich wymaga zebrania informacji i opracowania ich w zrozumiały dla każdego pracownika, by ten mógł bez większych problemów zrozumieć i przyswoić potrzebną mu wiedzę, dzięki której będzie mógł jeszcze efektywniej pracować na sukces
firmy.

Zastosowanie baz danych w poszukiwaniu nowych klientów.

Przygotowane bazy danych mogą być bardzo dobrym sposobem na zdobycie nowych klientów, którzy przecież są jednym z najważniejszych czynników przyczyniających się do sukcesu firmy; bez nich niemożliwym jest uzyskanie przychodów, a co za tym idzie – utrzymanie się organizacji na rynku.

Pierwszym krokiem jest zebranie odpowiednich informacji do bazy danych – powinny znajdować się w niej rekordy (tj. zestawy danych dotyczące danego podmiotu) zawierające takie informacje jak: nazwa potencjalnego klienta, lokalizacja, dane kontaktowe (telefon, fax, e-mail), wielkość firmy, PKD, profil działalności/branża/sektor, forma prawna, zysk i obroty. Także bardzo ważne są dane uzyskane z rejestrów, tj. NIP, REGON lub KRS, a także forma prawna przedsiębiorstwa, które może być potencjalnym klientem.

Tak przygotowaną bazę danych można wykorzystać do wyszczególnienia tych firm, które w danym momencie nas interesują. Odpowiednio ustawione filtry spowodują, że widoczne pozostaną jedynie podmioty np. o określonej wysokości obrotów lub zysku, konkretnym profilu działalności czy znajdujące się w konkretnym regionie świata.

W ten sposób wykorzystana baza danych pozwoli dotrzeć ze swoją kampanią (np. e-mailingową) jedynie do osób, które potencjalnie będą zainteresowane daną usługą lub produktem. Dzięki temu uzyskana konwersja będzie o wiele większa, niżby to miało miejsce bez uprzedniego wyszczególnienia podmiotów o odpowiedniej specyfice.

Wykorzystanie baz danych w kontakcie z kontrahentami.

W momencie, kiedy dochodzi do negocjacji z podmiotem, z którym mamy zamiar współpracować, każda informacja może być na wagę złota. Zebranie ich jednak nie jest takie proste – nasza firma wykorzystuje wiele kanałów i źródeł, by pozyskane informacje były rzetelne, aktualne i kompleksowe.

Posiadając w bazie danych w firmie wiedzę o wysokości obrotów, zysku czy liczbie zatrudnionych pracowników w firmie, z którą negocjujemy, możemy ją wykorzystać w celu stworzenia odpowiednich fundamentów do przeprowadzenia rozmów, by ich wynik był dla nas korzystny.

Oprócz samych negocjacji, zastosowanie baz danych firm może się przydać w poszukiwaniach partnerów, którzy będą pomocni w rozwoju firmy, co przyczyni się do jeszcze większych sukcesów! Żeby jednak współpraca była owocna, podmiot musi być odpowiednio rozwinięty, żeby jednocześnie nie był dla nas balastem, który nie będzie w stanie nadążyć we współpracy, i nie miał szans na zostanie silniejszym konkurentem na rynku od nas. Informacje znajdujące się w bazie danych pomogą przeanalizować możliwości potencjalnych partnerów, dzięki czemu prawdopodobieństwo popełnienia błędu będzie znikome.

Baza danych o firmach – wykorzystanie jej w praktyce.

Żeby baza danych wykorzystywana w firmie mogła spełniać swoje zadanie, musi być stale aktualizowana. W innym przypadku niektóre rekordy mogą mieć informacje niezgodne z obecnym stanem, co może doprowadzić do błędów i nieścisłości.

Warto mieć na uwadze, że informacja jest wartościowa tylko wtedy, kiedy odpowiada rzeczywistości. Jeśli z różnych powodów dana wiedza okazuje się niezgodna ze stanem zastanym, pod żadnym pozorem nie można z niej korzystać. Także zalecana jest jak najszybsza weryfikacja informacji znajdujących się w zastosowanej bazie danych w firmie i poprawienie wszystkich zauważonych nieścisłości.

Najlepszym rozwiązaniem byłoby stałe monitorowanie aktualności rekordów. Wtedy baza danych będzie służyć firmie tak, jak powinna to robić.