Kiedy warto wykonać aktualizację baz danych potencjalnych kontrahentów?

Kontrahenci firmy są najważniejszym zasobem, jaki może posiadać firma. W zależności od branży firma może współpracować w kółko z tymi samymi kontrahentami. Istnieje jednak wiele firm, które stale zmieniają swoich kontrahentów czy klientów i szukają nowych rozwiązań. Sposób, w jaki będą kontaktować się ze swoimi kontrahentami i klientami, będzie się różnił ze względu na zapotrzebowanie na ich usługi.

Czym jest baza danych potencjalnych kontrahentów?

W rezultacie to, jak firma wykorzystuje informacje o kontrahentach, może być bardzo ważne. Baza potencjalnych kontrahentów to zbiór informacji. Może zawierać informacje kontaktowe, takie jak imię i nazwisko osoby kontaktowej, nazwę firmy, adres, numer telefonu i adres e-mail. Baza danych może również zawierać informacje na temat przyszłych zakupów i potrzeb firmy związanych z danym kontrahentem.

Korzyści z posiadania aktualnej bazy danych kontrahentów

Posiadanie aktualnej bazy danych kontrahentów przynosi firmie wiele korzyści. Firmy mogą zadawać pytania swoim kontrahentom, aby zapewnić lepszą obsługę swoich klientów.

Przykład wykorzystania aktualnej bazy kontrahentów:

Dentysta może zapytać swoich kontrahentów o nowoczesne maszyny i usługi, którymi mogą być zainteresowani jego pacjenci, takie jak wybielanie zębów czy nowoczesne urządzenia zabiegowe z zakresu zdrowia jamy ustnej. Gromadząc te zasoby, baza danych kontrahentów nie tylko przechowuje istotne informacje, ale także może pomóc dentyście określić, w jaki sposób może on ulepszyć swój biznes i lepiej zaspokoić potrzeby pacjentów.

Posiadanie aktualnej bazy danych może pomóc firmie w utrzymaniu kontaktu z kontrahentami

Pomaga to budować lojalność i prowadzić biznes. Konsekwentnych, stałych kontrahentów można zidentyfikować i uzyskać specjalne oferty cenowe. I odwrotnie, baza danych może również pomóc w identyfikacji kontrahentów, z których usług z perspektywy biznesowej nie warto korzystać.

Posiadanie bazy danych kontrahentów zapewnia dostęp do informacji kontaktowych

Pozwala to śledzić kontrahentów i kontaktować się z nimi. Być może trzeba zadzwonić lub wysłać list. Informacje, które mają dotrzeć do kontrahenta, są przechowywane w bazie danych i można uzyskać do nich łatwy dostęp za pomocą kilku kliknięć na klawiaturze komputera. Te informacje warto uaktualniać i sprawdzać, czy numery telefonów i adresy e-mail pozostały takie same.

Jak często należy aktualizować bazę danych potencjalnych kontrahentów?

Niezależnie od wielkości Twojej firmy, decyzja o tym, jak często należy aktualizować bazę danych, jest dość ważną kwestią dla Ciebie i innych decydentów, w tym dyrektorów generalnych i kierowników działów. Przedsiębiorca zauważa, że sprawy związane z systemem komputerowym Twojej firmy — niezależnie od tego, czy skupiają się na infrastrukturze, sieciach, problemach z drukowaniem czy aktualizacjach baz danych — często wiążą się z rozwojem i zaangażowaniem Ciebie i Twojego zespołu w realną strategię. To samo dotyczy aktualizacji bazy danych potencjalnych kontrahentów. Warto aktualizować taką bazę danych, chociażby dlatego by wyeliminować z niej stare i nieistotne biznesowe informacje, które zaśmiecają bazę. Aktualizacje bazy danych kontrahentów mogą pomóc w rozwoju Twojego biznesu i zwiększyć zaangażowanie (ułatwić właściwe połączenia między Tobą a kontrahentami) w Twojej firmie.

Niektóre z zestawów informacji w Twojej bazie danych ewoluują wraz z postępem projektu i rozwojem Twojej firmy

Upływ czasu skutkuje stałymi przyrostami nowych potencjalnych kontrahentów. Dodanie nowego kontrahenta skutkuje wzrostem liczby danych w Twojej bazie. Niektóre zbiory informacji są ważne na jednym etapie procesu, ale już na innym mogą tylko przeszkadzać w poprawnej analizie. Stare i nieużywane dane możesz przenosić do baz archiwalnych i w razie potrzeby skorzystać z nich w późniejszym czasie.

Kontrola i przepływ informacji są ważne w środowiskach pracy zespołowej

W takich środowiskach, w których wielu profesjonalistów pracuje nad różnymi aspektami projektu i dzieli się informacjami. Środowiska pracy oparte na współpracy zapewniają funkcje udostępniania plików danych, śledzenia decyzji i komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej lub wideokonferencji. Dlatego, jeśli Twoja baza danych potencjalnych kontrahentów nie jest uaktualniania na bieżąco zgodnie z potrzebami Twojej firmy, możesz czuć, że Twój biznes zatrzymał się w miejscu. Tym samym mogą wystąpić znaczne koszty z powodu niedokładnych lub brakujących informacji.

Aktualizacja bazy danych potencjalnych kontrahentów jest ważnym elementem w konstruowaniu racjonalnych strategii planowania i zarządzania.

Zobacz także
referencje naszych klientów