Postępowanie reklamacyjne

§1
Zakres Odpowiedzialności i Standardy Jakości

1. Gwarancja Jakości: Infobrokering gwarantuje aktualność dostarczonych danych na poziomie 95%. Dopuszczalny margines błędu technicznego wynosi 5% całkowitej liczby rekordów wchodzących w skład zamówienia.
2. Podstawa Reklamacji: Roszczenie reklamacyjne uznaje się za zasadne wyłącznie w przypadku, gdy Zamawiający wykaże, iż liczba niepoprawnych rekordów w przekazanym zbiorze przekracza dopuszczalny margines 5%.
3. Weryfikacja Zbiorów Masowych (powyżej 20 000 rekordów): W przypadku dużych wolumenów danych, dopuszcza się procesowanie reklamacji na podstawie:
   • Raportu z systemu wysyłkowego: Dokumentacja zawierająca kody błędów zwrotnych (bounce codes) oraz komunikaty serwerów odbiorczych. Raport musi wykazywać wskaźnik Hard Bounce powyżej 5%, wynikający z nieistnienia adresów.
   • Próby Reprezentatywnej: Weryfikacji dokonanej na próbie minimum 1000 rekordów. Jeżeli w badanej próbie poziom błędów przekroczy 5%, wynik ten uznaje się za miarodajny dla całego zbioru.

§2
Tryb i Forma Zgłoszenia

1. Termin Zgłoszenia: Zamawiający ma prawo do złożenia reklamacji w nieprzekraczalnym terminie 3 miesięcy od daty otrzymania bazy danych.
2. Kanał Komunikacji: Zgłoszenia przyjmowane są drogą elektroniczną przez doradcę prowadzącego zamówienie lub pod adresem: info@infobrokering.pl.
3. Wymogi Formalne: Warunkiem wszczęcia procedury jest dostarczenie przez Zamawiającego pliku zwrotnego w formacie edytowalnym (XLSX lub CSV) z wyraźnym oznaczeniem rekordów kwestionowanych oraz wskazaniem przyczyny błędu (np. „numer nieaktywny”, „nieistniejący adres e-mail”).
4. Wyłączenia: Reklamacje złożone w formie opisowej, w postaci zrzutów ekranu (screenshotów) lub plików nieedytowalnych nie będą podlegać analizie merytorycznej.

§3
Harmonogram Rozpatrywania

• Etap I – Analiza (do 3 dni roboczych): Od momentu otrzymania poprawnego pliku zwrotnego, Infobrokering weryfikuje zasadność zgłoszenia. Etap ten kończy się przekazaniem informacji o uznaniu lub odrzuceniu reklamacji.
• Etap II – Realizacja (do 10 dni roboczych): W przypadku uznania reklamacji za zasadną, Infobrokering zobowiązuje się do usunięcia wad lub wymiany rekordów w łącznym terminie do 13 dni roboczych (licząc od dnia zgłoszenia)

§4
Sposób Rozstrzygnięcia Reklamacji Zasadnej

1. Restytucja (Wymiana): W pierwszej kolejności wadliwe rekordy są aktualizowane lub wymieniane na nowe w proporcji 1:1.
2. Zwrot Kosztów: W sytuacjach, gdy wymiana nie jest możliwa (np. ze względu na wyczerpanie zasobów bazy dla danej specyfikacji), następuje zwrot kosztów za rekordy wykraczające poza 5-procentowy margines błędu.
3. Algorytm Rozliczenia:

• L_błędne – liczba potwierdzonych błędnych rekordów
• L_całkowite – całkowita liczba rekordów w zamówieniu
• Cena_netto – jednostkowa cena netto za rekord

§5
Postanowienia Dodatkowe

1. Definicja Rekordu Nieaktualnego
Za rekord nieaktualny uznaje się pozycję w bazie danych, w której zawarte informacje (w tym dane teleadresowe, rejestrowe, finansowe lub personalne) w dniu przeprowadzenia weryfikacji są niezgodne ze stanem faktycznym, trwale nieaktywne lub niepowiązane ze wskazanym podmiotem.

2. Zasady potwierdzania nieaktualności danych
Podstawę do uznania rekordu za nieaktualny stanowią wyłącznie następujące, udokumentowane kryteria:

• Dane telekomunikacyjne i elektroniczne: Jednoznaczna identyfikacja przez systemy operatorów telekomunikacyjnych lub serwery pocztowe jako nieaktywne (np. trwała niemożność dostarczenia wiadomości e-mail typu „hard bounce”, oficjalny komunikat operatora o nieistniejącym numerze telefonu).
• Dane rejestrowe i personalne: Wykazanie obiektywnej rozbieżności z aktualnymi wpisami w oficjalnych rejestrach państwowych (np. CEIDG, KRS, REGON) lub weryfikowalne potwierdzenie, iż wskazana osoba decyzyjna nie pełni już przypisanej jej funkcji w strukturach danego podmiotu.
• Dane operacyjne: Trwała zmiana głównego profilu działalności podmiotu, która bezpośrednio wyklucza go z kryteriów i parametrów docelowych zdefiniowanych w zamówieniu.

3. Zamówienia Dedykowane
W przypadku postępowań reklamacyjnych dotyczących baz danych przygotowywanych na indywidualne zlecenie (Zamówienia Dedykowane), standardowe terminy analizy zgłoszenia oraz jego realizacji mogą ulec wydłużeniu ze względu na specyfikę pozyskiwania danych. Zamawiający zostanie niezwłocznie poinformowany o przewidywanym terminie rozpatrzenia reklamacji w toku prowadzonego postępowania.