Blog
Wykorzystanie baz danych w firmie, a wpływ na jej funkcjonowanie.

Wykorzystanie baz danych w firmie, a wpływ na jej funkcjonowanie.

We współczesnym świecie informacja to jeden z najważniejszych zasobów. Bez niej niemożliwe jest funkcjonowanie firmy niezależnie od tego czy mowa o małym lokalnym przedsiębiorstwie, czy ogromnej korporacji na skalę międzynarodową. Za pomocą informacji można zdziałać naprawdę wiele. Żeby jednak to zrobić, trzeba najpierw wiedzieć jak się z nią obchodzić, w jakich warunkach najlepiej będzie funkcjonować i co zrobić, żeby działała na naszą korzyść. Jednym z głównych sposobów na zarządzanie informacją są bazy danych – ich wykorzystanie w działaniach pracowników może bardzo dużo zmienić.

Do czego służą bazy danych?


We współczesnym świecie, kiedy panuje powszechny dostęp i przepływ informacji, jej rola diametralnie zyskuje na znaczeniu. Coraz częściej słyszy się, że prawdziwa wartość organizacji tkwi nie w produkcie czy obracanym kapitale, a w aktywach niematerialnych: wiedzy i dysponowanych informacjach. Nie jest przekłamaniem stwierdzenie, że właśnie informacja jest jednym z głównych zasobów strategicznych organizacji, ponieważ: poszerza perspektywę otaczającej rzeczywistości, wspiera i jest początkiem wielu procesów zmian, daje możliwość komunikacji między pracownikami i kierownictwem, rozwija wiedzę indywidualną pracowników, pomaga w podejmowaniu decyzji (dzięki możliwości precyzyjniejszej oceny sytuacji), pozwala na uzyskanie przewagi nad konkurentami na rynku. Jednak informacja, żeby spełniała swoje zadanie, nie może być swobodnym bytem, do którego każdy musi samodzielnie dotrzeć i opracować go z pomocą własnych zasobów. W takim przypadku nie będzie spełniała swojej funkcji i nie wspomoże w funkcjonowaniu instytucji. Żeby wiedza mogła działać na korzyść organizacji, musi zostać usystematyzowana. Właśnie w tym celu bardzo ważne jest wykorzystanie baz danych w firmie. Zastosowanie ich wymaga zebrania informacji i opracowania ich w zrozumiały dla każdego pracownika, by ten mógł bez większych problemów zrozumieć i przyswoić potrzebną mu wiedzę, dzięki której będzie mógł jeszcze efektywniej pracować na sukces firmy.

Zastosowanie baz danych w poszukiwaniu nowych klientów.


Przygotowane bazy danych mogą być bardzo dobrym sposobem na zdobycie nowych klientów, którzy przecież są jednym z najważniejszych czynników przyczyniających się do sukcesu firmy; bez nich niemożliwym jest uzyskanie przychodów, a co za tym idzie – utrzymanie się organizacji na rynku. Pierwszym krokiem jest zebranie odpowiednich informacji do bazy danych – powinny znajdować się w niej rekordy (tj. zestawy danych dotyczące danego podmiotu) zawierające takie informacje jak: nazwa potencjalnego klienta, lokalizacja, dane kontaktowe (telefon, fax, e-mail), wielkość firmy, PKD, profil działalności/branża/sektor, forma prawna, zysk i obroty. Także bardzo ważne są dane uzyskane z rejestrów, tj. NIP, REGON lub KRS, a także forma prawna przedsiębiorstwa, które może być potencjalnym klientem. Tak przygotowaną bazę danych można wykorzystać do wyszczególnienia tych firm, które w danym momencie nas interesują. Odpowiednio ustawione filtry spowodują, że widoczne pozostaną jedynie podmioty np. o określonej wysokości obrotów lub zysku, konkretnym profilu działalności czy znajdujące się w konkretnym regionie świata. W ten sposób wykorzystana baza danych pozwoli dotrzeć ze swoją kampanią (np. e-mailingową) jedynie do osób, które potencjalnie będą zainteresowane daną usługą lub produktem. Dzięki temu uzyskana konwersja będzie o wiele większa, niżby to miało miejsce bez uprzedniego wyszczególnienia podmiotów o odpowiedniej specyfice.

Wykorzystanie baz danych w kontakcie z kontrahentami.


W momencie, kiedy dochodzi do negocjacji z podmiotem, z którym mamy zamiar współpracować, każda informacja może być na wagę złota. Zebranie ich jednak nie jest takie proste – nasza firma wykorzystuje wiele kanałów i źródeł, by pozyskane informacje były rzetelne, aktualne i kompleksowe. Posiadając w bazie danych w firmie wiedzę o wysokości obrotów, zysku czy liczbie zatrudnionych pracowników w firmie, z którą negocjujemy, możemy ją wykorzystać w celu stworzenia odpowiednich fundamentów do przeprowadzenia rozmów, by ich wynik był dla nas korzystny. Oprócz samych negocjacji, zastosowanie baz danych firm może się przydać w poszukiwaniach partnerów, którzy będą pomocni w rozwoju firmy, co przyczyni się do jeszcze większych sukcesów! Żeby jednak współpraca była owocna, podmiot musi być odpowiednio rozwinięty, żeby jednocześnie nie był dla nas balastem, który nie będzie w stanie nadążyć we współpracy, i nie miał szans na zostanie silniejszym konkurentem na rynku od nas. Informacje znajdujące się w bazie danych pomogą przeanalizować możliwości potencjalnych partnerów, dzięki czemu prawdopodobieństwo popełnienia błędu będzie znikome.

Baza danych o firmach – wykorzystanie jej w praktyce.


Żeby baza danych wykorzystywana w firmie mogła spełniać swoje zadanie, musi być stale aktualizowana. W innym przypadku niektóre rekordy mogą mieć informacje niezgodne z obecnym stanem, co może doprowadzić do błędów i nieścisłości. Warto mieć na uwadze, że informacja jest wartościowa tylko wtedy, kiedy odpowiada rzeczywistości. Jeśli z różnych powodów dana wiedza okazuje się niezgodna ze stanem zastanym, pod żadnym pozorem nie można z niej korzystać. Także zalecana jest jak najszybsza weryfikacja informacji znajdujących się w zastosowanej bazie danych w firmie i poprawienie wszystkich zauważonych nieścisłości. Najlepszym rozwiązaniem byłoby stałe monitorowanie aktualności rekordów. Wtedy baza danych będzie służyć firmie tak, jak powinna to robić.