Jak pozyskiwać dane kontaktowe do osób decyzyjnych dla cold mailingu?

Cold mailing w sprzedaży B2B to narzędzie, które wciąż potrafi generować bardzo dobre wyniki, ale tylko pod jednym warunkiem – wiadomości trafiają do właściwych osób. Problem w tym, że ręczne wyszukiwanie danych kontaktowych potencjalnych klientów często kończy się stratą czasu i niewielką skutecznością. Adresy e-mail bywają nieaktualne, stanowiska się zmieniają, a proces sprzedażowy utyka na etapie prospectingu. Firmy coraz częściej szukają rozwiązań, które łączą szybkość, skalowalność i zgodność z przepisami. Co zatem się do nich zalicza?

Identyfikacja osób decyzyjnych w organizacji

Pierwszym krokiem w skutecznym prospectingu jest ustalenie, kto faktycznie odpowiada za podejmowanie decyzji zakupowych. Struktura organizacyjna firmy może być rozbudowana, a formalni zarządzający nie zawsze są jedynymi osobami, które wpływają na wybór dostawcy. W tej części przyjrzymy się, jak krok po kroku zidentyfikować właściwych decydentów i skutecznie pozyskiwać klientów.

Analiza struktury organizacyjnej i ról decyzyjnych

W małych firmach decydentem jest zazwyczaj właściciel, natomiast w dużych korporacjach decyzje przechodzą przez kilka szczebli – od dyrektorów działów, przez zespoły zakupowe, aż po zarząd. Kluczem jest zrozumienie, kto realnie wpływa na wybór dostawcy. Często to nie prezes, lecz kierownik działu IT czy marketingu odpowiada za rekomendację i wybór narzędzi.

Wykorzystanie CEIDG i KRS do identyfikacji zarządu firm

Oficjalne rejestry to fundament pracy prospectingowej. CEIDG pozwala sprawdzić jednoosobowe działalności gospodarcze – imię, nazwisko, adres e-mail i status działalności. Z kolei KRS, prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości, umożliwia weryfikację członków zarządu i prokurentów w spółkach.

Dane można zestawić z bazą REGON prowadzoną przez GUS, aby uzyskać dodatkowe informacje teleadresowe. To nieocenione narzędzia przy tworzeniu listy potencjalnych kontaktów, które następnie można uzupełniać poprzez dedykowane bazy danych.

Prospecting jako fundament pozyskiwania kontaktów

Prospecting to podstawa całego procesu sprzedaży B2B. Dzięki niemu handlowcy mogą znaleźć i zweryfikować dane kontaktowe potencjalnych klientów, a następnie zdecydować, z kim warto prowadzić dalsze rozmowy. To etap, który bezpośrednio wpływa na skuteczność kampanii i przyszłe pozyskiwanie leadów sprzedażowych.

Etapy skutecznego prospectingu B2B

Jak powinien wyglądać proces pozyskiwania klientów? Przejdźmy przez niego krok po kroku.

1. Zdefiniuj ICP i grupę docelową – określ, kto jest Twoim idealnym klientem: jakiej wielkości firmy, w jakiej branży i z jakiego regionu chcesz obsługiwać.
2. Zbierz wstępną listę firm (suspects) – korzystaj z CEIDG, KRS, REGON, katalogów branżowych czy LinkedIn, aby stworzyć bazę potencjalnych firm.
3. Wzbogacaj rekordy o osoby i role – do każdej firmy dopisz konkretne osoby: prezesa, członka zarządu, kierownika czy dyrektora działu, wraz z ich podstawowymi danymi kontaktowymi.
4. Zweryfikuj poprawność i kompletność – sprawdź, czy adresy e-mail i numery telefonów są aktualne, usuń duplikaty i niepoprawne wpisy.
5. Sklasyfikuj kontakty (kwalifikacja) – oceń, które osoby to tylko potencjalni odbiorcy (MQL), a które są gotowe do rozmowy sprzedażowej (SQL), bazując na dopasowaniu, potrzebie i decyzyjności.
6. Ustal priorytety i sekwencję działań – zdecyduj, od których kontaktów zaczniesz i jakich kanałów użyjesz (LinkedIn, cold mailing, telefon), określając też liczbę prób i czas między nimi.
7. Utrzymuj higienę bazy – regularna aktualizacja baz danych to konieczność. Uwzględnij m.in. zmiany stanowisk, domen czy numery telefonów.

Tworzenie sekwencji prospectingowej i planowanie działań

Proces generowania leadów bywa zróżnicowani. Przykładowy może wyglądać tak, jak w poniższym schemacie.

• Dzień 1: LinkedIn – wyślij zaproszenie lub krótką wiadomość. Napisz, dlaczego się kontaktujesz i co wartościowego możesz zaproponować.
• Dzień 3: pierwszy Cold mailing – ważna jest personalizacja wiadomości. Skup się na jednej korzyści i dodaj jasne wezwanie do działania (np. prośba o rozmowę).
• Dzień 6: follow-up mail – przypomnij się nowym kontekstem. Dodaj np. przykład z rynku, krótkie case study albo liczby, które pokazują efekt.
• Dzień 8–9: telefon – zadzwoń, aby upewnić się, że trafiłeś do odpowiedniej osoby. Jeśli nie, poproś o przekierowanie do decydenta.
• Dzień 12: kolejny follow-up – wyślij e-mail o innej treści. Zmień tytuł wiadomości i podejdź do tematu z innej strony.
• Dzień 15+: wiadomość zamykająca („break-up”) – napisz uprzejmie, że kończysz kontakt. Zostaw furtkę do rozmowy w przyszłości.

Warto w tle prowadzić testy A/B – zmieniać tytuły, długość czy kolejność wiadomości, aby sprawdzić, co działa najlepiej.

Kluczowe metody pozyskiwania danych decydentów: od manualnych po zautomatyzowane

Firmy mogą podejść do zbierania kontaktów na trzy sposoby: samodzielnie, z pomocą automatyzacji albo kupując gotową bazę. Wybór zależy od tego, jak duża jest kampania, ile masz czasu i jakim budżetem dysponujesz.

1. Samodzielne wyszukiwanie i weryfikacja (DIY)

To rozwiązanie sprawdza się przy małej skali i wąskiej grupie odbiorców, kiedy chcesz mieć pełną kontrolę nad jakością danych.

Jak to wygląda w praktyce:

• korzystasz z publicznych rejestrów (CEIDG, KRS, REGON), stron firmowych i LinkedIn,
• sprawdzasz adresy e-mail i numery telefonów,
• porządkujesz dane w CRM.

Zaletą tego podejścia jest dokładność i trafność kontaktów, a wadą czasochłonność oraz konieczność stałej aktualizacji.

2. Automatyzacja procesu za pomocą dedykowanych narzędzi

Automatyzacja jest dobra przy średnich i dużych kampaniach, które musisz prowadzić regularnie.

Jak to działa:

• narzędzia takie jak DMSales, LeadIn czy EasyAutomate pobierają i uzupełniają rekordy oraz łączą je z CRM,
• możesz tworzyć automatyczne sekwencje wysyłki na e-mail i LinkedIn.

Zaletą automatyzacji jest szybkość, skalowalność i łatwe mierzenie wyników, a wadą konieczność kontroli jakości danych i przestrzegania RODO.

3. Zakup gotowej bazy danych od brokerów

To zdecydowanie najszybsza metoda, szczególnie jeśli zaczynasz od zera, wchodzisz na nowy rynek albo planujesz dużą kampanię.

Na co zwrócić uwagę:

• z jakich źródeł pochodzą dane, jak często są aktualizowane i jakie rodzaje informacji zawierają – czy są zgodne z potrzebami Twojej firmy (np. stanowisko, e-mail imienny czy ogólny),
• jakie są możliwe kryteria selekcji w bazie (np. wg obrotu, zatrudnienia czy branży)

Zaletą zakupu gotowej bazy jest natychmiastowy dostęp do dużej liczby kontaktów, a wadą konieczność porównania ofert i wybór odpowiedniego partnera biznesowego – np. takiego, który gwarantuje konkretny poziom aktualności kontaktów.

Metoda	Czas startu	Koszt	Skuteczność	Nakłady czasowe – zaangażowanie zespołu
DIY	wolny	niski	wysoka/śr.	wysokie
Automatyzacja	szybki	średni	wysoka	średnie
Zakup bazy	natychmiast	niski/średni – zależy od liczby kontaktów i oferty	średnia/wysoka – zależy od wybranego dostawcy	bardzo niskie

Wykorzystanie LinkedIn do dotarcia do osób decyzyjnych

LinkedIn to jedno z najskuteczniejszych narzędzi do aktywnego pozyskiwana klientów. Platforma umożliwia szybkie filtrowanie użytkowników według branży, wielkości firmy, lokalizacji czy pełnionej roli, dzięki czemu łatwiej wyłonić właściwe osoby do rozmowy.

Direct search i działania z Sales Navigator

Korzystając z Sales Navigatora, możesz zbudować listy kontaktów posegregowane według branży, stanowiska czy regionu. To ogromne ułatwienie, gdy zależy Ci na dotarciu do prezesów, członków zarządu albo menedżerów odpowiedzialnych za zakupy. Narzędzie pozwala też ustawiać alerty informujące o zmianach stanowisk, dzięki czemu zawsze pracujesz na aktualnych danych.

Budowanie relacji w ramach social sellingu

LinkedIn to nie tylko baza kontaktów, ale także przestrzeń do budowania relacji. Regularne komentowanie i udostępnianie treści decydentów sprawia, że stajesz się bardziej widoczny i rozpoznawalny. Publikując własne wnioski czy krótkie case studies, budujesz ekspercki wizerunek jeszcze przed pierwszym kontaktem.

Optymalizacja profilu i aktywność na platformie

Profil na LinkedIn działa jak wizytówka handlowca. Profesjonalne zdjęcie, dobrze dobrany nagłówek i sekcja „O mnie” napisana pod kątem odbiorcy mają ogromny wpływ na to, czy ktoś zechce nawiązać kontakt. Równie ważne są rekomendacje od innych osób, które potwierdzają Twoją wiarygodność. Działania na LinkedIn powinny być spójne z tym, co wysyłasz w mailach i prezentujesz na stronie firmowej.

Cold mailing jako skuteczna technika kontaktu

E-mail w prospectingu działa wtedy, gdy jest prosty, konkretny i trafia do osoby, która może podjąć decyzję.

Tworzenie skutecznych wiadomości z personalizacją

• Zacznij od 1 zdania kontekstu: dlaczego piszesz właśnie do tej firmy.
• Dodaj dowód w postaci liczby, przykładu lub krótkiego case’u.
• Zakończ jasnym CTA, np. zaproszeniem na 15-minutową rozmowę.
• Pisz uprzejmie, bez marketingowego żargonu.

Dobór grupy docelowej i segmentacja odbiorców

• Przygotuj osobne warianty maili dla właścicieli MŚP, menedżerów i zarządów.
• Dopasuj język korzyści do roli odbiorcy.
• Twórz listy według branży i regionu, aby łatwiej testować skuteczność.

Automatyzacja kampanii i analiza skuteczności

• Wysyłaj sekwencje z przypomnieniami i przerwami między wiadomościami.
• Monitoruj wskaźniki: dostarczalność, otwarcia, odpowiedzi i umówione rozmowy.
• Testuj A/B tematy maili, CTA i długość wiadomości.

Cold calling i inne bezpośrednie formy kontaktu

Rozmowa telefoniczna to najszybszy sposób, aby sprawdzić, czy rozmawiasz z odpowiednią osobą i od razu nawiązać kontakt.

Przygotowanie do rozmowy z osobą decyzyjną

• Na początku powiedz w prostych słowach, kim jesteś, dlaczego dzwonisz i co możesz dać wartościowego.
• Zadaj dwa krótkie pytania, które pomogą zrozumieć sytuację i potrzeby rozmówcy.
• Jeśli trafisz na asystenta lub sekretariat, poproś o przekierowanie do właściwej osoby decyzyjnej.

Skuteczne follow-upy i kontynuacja kontaktu

• Po rozmowie od razu wyślij krótkiego maila z podsumowaniem i najważniejszymi ustaleniami.
• Zadzwoń ponownie w uzgodnionym terminie – pokażesz, że traktujesz kontakt poważnie.
• Zawsze dotrzymuj tego, co obiecasz, bo to buduje zaufanie już na samym początku relacji.

Cold visit jako alternatywna metoda pozyskiwania klientów

• Spotkania branżowe, targi i konferencje to okazja, aby nawiązać szybki kontakt w cztery oczy. Wystarczy krótka rozmowa i zapisanie podstawowych informacji.
• Warto od razu zaproponować kolejne spotkanie lub krótką prezentację oferty, zanim wydarzenie się zakończy.

Narzędzia wspierające pozyskiwanie danych kontaktowych

Dobrze dobrane narzędzia ułatwiają codzienną pracę i pozwalają szybciej porządkować kontakty. Popularne aplikacje, takie jak Hunter.io, pomagają wyszukiwać i weryfikować adresy e-mail, dzięki czemu zmniejszasz liczbę odbić i masz pewność, że wiadomości trafiają pod właściwy adres. Warto jednak pamiętać, że każde narzędzie działa w określonych limitach i zgodnie z polityką domen, dlatego nie powinno być jedynym źródłem danych

Niezastąpione jest także korzystanie z systemów CRM, które stają się centrum zarządzania wszystkimi kontaktami. Dzięki nim w jednym miejscu widzisz całą historię relacji z klientem, aktualny status i kolejne planowane działania. Dodatkowo CRM pozwala analizować lejek sprzedaży i szybko sprawdzić, na którym etapie najczęściej tracisz szanse.

Alternatywne źródła i metody pozyskiwania kontaktów

Nie zawsze wystarczy LinkedIn czy cold mailing – warto uzupełnić pipeline dodatkowymi kanałami. Dzięki nim dotrzesz do osób decyzyjnych w mniej oczywisty, ale często skuteczniejszy sposób.

• Zakup bazy kontaktów – najszybszy sposób, żeby zacząć działać na dużą skalę, ale wymaga sprawdzenia jakości i aktualności danych; najlepiej wybierać dostawców z przejrzystym źródłem informacji.
• Formularze i content marketing – treści do pobrania, webinary czy krótkie demo spotkania pozwalają naturalnie zbierać dane, ale warto oceniać nie tylko ilość, ale też jakość takich kontaktów.
• Social media i e-mail marketing – kampanie kierowane do precyzyjnych grup odbiorców oraz regularne newslettery wzmacniają relacje, zwłaszcza jeśli są zsynchronizowane z CRM i całym procesem sprzedażowym.

Dobre praktyki i etyka w pozyskiwaniu danych kontaktowych

Skuteczny prospecting zawsze powinien iść w parze z legalnością i szacunkiem wobec odbiorcy. Dane muszą pochodzić z legalnych źródeł, być wykorzystywane w jasno określonym celu i przetwarzane w minimalnym zakresie. Ważne jest także dokumentowanie podstawy kontaktu i korzystanie z rozwiązań zgodnych z prawem.

Równie istotna jest transparentność w pierwszej wiadomości. Warto jasno napisać, kim jesteś, dlaczego się kontaktujesz i jaka jest korzyść dla odbiorcy. Każdy e-mail powinien zawierać proste wezwanie do działania oraz możliwość rezygnacji z dalszego kontaktu.

Podsumowanie: jak skutecznie docierać do osób decyzyjnych

Pozyskiwanie danych kontaktowych do decydentów w B2B wymaga przemyślanej strategii. Do wyboru masz ręczne wyszukiwanie, automatyzację lub zakup gotowej bazy – najlepiej sprawdza się połączenie tych metod, uzupełnione o cold mailing, cold calling i obecność na wydarzeniach branżowych.

Najważniejsze to pracować na aktualnych danych, dbać o zgodność z RODO i jasno komunikować wartość już w pierwszym kontakcie. Dzięki temu zwiększasz szansę na odpowiedź i budujesz zaufanie, które w sprzedaży B2B jest fundamentem długofalowych relacji.

Zapraszamy do skorzystania z naszej oferty – w bazie kontaktów bezpośrednich znajdziesz dane z gwarancją aktualności na poziomie 95%. Zebraliśmy adresy e-mail, które kierują bezpośrednio do decydentów w dużych spółkach.