Jak napisać oficjalnego maila do kontrahenta?

Jak napisać oficjalnego maila do kontrahenta?

Spis treści
1. Jak napisać firmową wiadomość e-mail?
2. Oficjalny e-mail i najważniejsze informacje – jak napisać?
3. Odpowiedź wszystkim lub wyślij e-maila do wszystkich wybranych z Twojej bazy danych firm
4. Zapytania w formie e-mailowego czatu, a podsumowania rozmów telefonicznych


Każdego dnia na całym świecie wysyłanych jest miliardów e-maili – duża część z nich w codziennym życiu zawodowym. Jednak wielu użytkowników wciąż popełnia te same błędy podczas komponowania oficjalnych e-maili, powodując niezadowolenie u ich adresatów.

Z jednej strony nieuważnie pisane jest postrzegane jako niegrzeczne, z drugiej jest prawdziwym zabójcą produktywności. Dlaczego? Potrzebujemy średnio do 15 minut po przeczytaniu i zareagowaniu na e-maila, aby ponownie w pełni skoncentrować się na swojej rzeczywistej pracy. Jak więc pisać oficjalne e-maile do kontrahentów ze swojej bazy danych firm?

Jak napisać firmową wiadomość e-mail?

Napisanie idealnego e-maila świadczy o profesjonalizmie i szacunku dla odbiorcy. Zajmuje to trochę więcej czasu, ale pozytywnie wpływa na wizerunek. Zawsze pisz ukierunkowane e-maile, a szczególnie do swoich stałych klientów z bazy danych firm. Niezbędne jest również, aby Twój tekst wnosił jakąś wartość i był dobrze zorganizowany. Wyjaśnij krótko, na czym polega problem i pomóż odbiorcy wszystko zrozumieć.

Oficjalny e-mail i najważniejsze informacje – jak napisać?

Ważna jest również zwięzłość. Twoja wiadomość powinna być jak najkrótsza, ale nie może zabraknąć w niej elementów formalnych i zwrotów grzecznościowych. Zwięzłość ogranicza zawartość do niezbędnych elementów. Ułatwiasz więc czytelnikowi wyciągnięcie ważnych informacji.

Możesz oszczędzić drugiej stronie jeszcze więcej czasu, nie wysyłając niepotrzebnych e-maili. Zbędne wiadomości e-mail pojawiają się w trzech sytuacjach.

Odpowiedź wszystkim lub wyślij e-maila do wszystkich wybranych z Twojej bazy danych firm

Wiadomości e-mail można wysyłać do wielu odbiorców za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Może to być bardzo przydatne, ale zwłaszcza podczas odpisywania, „odpowiedz wszystkim” tworzy śmieci. Pierwotny nadawca wysyła pytanie, ale odpowiedź jest w rzeczywistości interesująca tylko dla niego. Dlatego zawsze zastanów się, dla kogo jest odpowiednia Twoja poczta.

Zapytania w formie e-mailowego czatu, a podsumowania rozmów telefonicznych

E-maile nie zastępują rozmów i nie są czatami. Możesz zaoszczędzić sobie i swojemu partnerowi biznesowemu dużo czasu i nerwów, jeśli obejdziesz się bez niekończącego się pisania w tę i z powrotem i wolisz odbierać telefon. Jednak właściwie warto podsumować to, co zostało powiedziane w e-mailu po rozmowie. Więc wszyscy na tym skorzystają.

Co jeszcze jest ważne w oficjalnym e-mailu do Twoich kontrahentów z bazy danych firm?

Równie ważne, jak to, aby oficjalne e-maile były zwięzłe, nigdy nie powinno się w nich obejść bez uprzejmości i etykiety – zwłaszcza w kontekście biznesowym. Rozsądne pozdrowienie, proszę i dziękuję, przyjacielskie pozdrowienia na koniec – pozornie błahe rzeczy, które w XXI wieku nadal mają wysoki priorytet, a mimo to są regularnie ignorowane. Ale kiedy wysyłasz do kogoś wiadomość e-mail, w większości przypadków masz problem:

  • chcesz uzyskać informacje,
  • poprosić o spotkanie,
  • lub przynajmniej chcesz, aby odbiorca zobaczył Twoje informacje.

Dlatego mądrze jest trzymać się etykiety e-mailowej. Zwiększasz szansę, że Twój e-mail zostanie potraktowany poważnie i odbiorca odpowie na niego najszybciej, jak to możliwe.

Joanna Kwiatkowska
Specjalista ds. Public Relations, Infobrokering.pl

InfoBrokering na Facebook-u

zamów bazę danych

Zobacz także referencje naszych klientów