Jak przygotować się do inwentaryzacji?

Spis treści
1. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji
2. Jak przebiega przygotowanie do przeprowadzenia inwentaryzacji?

Inwentaryzację przeprowadza się w celu skontrolowania, czy przechowywane w firmie aktywa i pasywa są zgodne z opisem widniejącym w księgach rachunkowych. Dokładne sporządzenie stanu majątku przedsiębiorstwa jest jednym z etapów koniecznych do zamknięcia sprawozdania finansowego za każdy kolejny rok. Wymóg ten regulują odpowiednie przepisy prawa. Jego spełnienie jest kluczowe, aby zachować płynność prowadzenia działalności i nie nabawić się kłopotów. Warto wiedzieć, w jaki sposób przeprowadzić inwentaryzację, aby zrobić to sprawnie i móc się skupić przede wszystkim na realizacji celów biznesowych.

Zasady przeprowadzania inwentaryzacji

Konieczność przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z ustawy o rachunkowości. Nie reguluje ona jednak wszystkich kwestii formalnych, więc szczegółowe zasady, według których ten proces będzie przebiegał są w dużej mierze ustalane przez przedsiębiorcę. To duże ułatwienie, które pozwala na elastyczne działanie dostosowane do wielkości firmy i tego, jak dużym dysponuje ona majątkiem.

W przypadku przeprowadzania inwentaryzacji duże znaczenie ma pilnowanie terminów. Powinna zostać ona zostać zakończona na ostatni dzień roku obrotowego, jakkolwiek sam proces można rozpocząć nawet 3 miesiące wcześniej, aby bez problemu ze wszystkim zdążyć. Inwentaryzacja najczęściej odbywa się poprzez wykonanie spisu materialnych elementów majątku przedsiębiorstwa z natury. W przypadku środków pieniężnych kluczowe jest zaś potwierdzenie salda widniejącego na kontach bankowych.

Dzięki prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji można oszacować, czy w badanym okresie pojawiły się niedobory lub nadwyżki oraz, czy powstały ewentualne szkody. Wszystkie różnice pomiędzy stanem magazynowym a widniejącym w księgach rozliczeniowych należy wyjaśnić i domagać się rekompensaty od osób, których rolą było pilnowanie zapasów.

Odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji ponosi kierownik jednostki. Nie musi się tym zajmować osobiście, ale wciąż to on będzie ponosił konsekwencje, jeśli proces przebiegnie niepomyślnie. Kierownik może być ciałem wieloosobowym, co zdarza się w przypadku spółek. W takiej sytuacji odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji przypada na więcej niż jednego pracownika firmy.

Jak przebiega przygotowanie do przeprowadzenia inwentaryzacji?

Osoba, na której ciąży obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji, powinna powołać komisję wraz z przewodniczącym i wydać odpowiednie zarządzenie, które musi zawierać przedmiot oraz daty przeprowadzania spisu. Jeśli sprawozdanie finansowe podlega badaniu kierownik musi również powiadomić o wynikach biegłego rewidenta. Warto, aby w cały proces zaangażowany był księgowy, ponieważ inwentaryzacja jest niezbędna do poprawnego przeprowadzenia rocznego sprawozdania finansowego. Kierownik powinien nadzorować przebieg inwentaryzacji, aby nie dopuścić do powstania błędów i zabezpieczyć własny interes.

Przed rozpoczęciem inwentaryzacji trzeba przygotować wszystkie składniki, które mają zostać uwzględnione na liście. Dzięki temu cały proces przebiegnie sprawniej. Najlepiej po prostu uporządkować spisywane elementy według konkretnych typów, co pozwala na szybsze i skuteczniejsze ich liczenie. W przypadku zastosowania magazynowych systemów informatycznych, które umożliwiają lokalizowanie określonych elementów, drobiazgowe segregowanie nie jest konieczne, ponieważ maszyny zrobią to szybciej i skuteczniej, a prawdopodobieństwo, że się pomylą właściwie nie istnieje.

Zobacz także referencje naszych klientów